Назначьте принимающего заранее
Человек на площадке должен иметь доступ к актуальной спецификации и понимать, какая партия ожидается. Передайте ему контакт менеджера, перечень позиций и согласованный порядок приёмки. Если заказ принимает подрядчик, заранее определите его полномочия и способ передачи замечаний.
Организация разгрузки обсуждается отдельно по инструкциям к грузу. Не импровизируйте с техникой или способом перемещения упаковок в момент прибытия автомобиля. В этой памятке рассматривается сверка поставки, а не технология разгрузки.
Подготовьте рабочий реестр
В реестре удобно сопоставлять ожидаемое и полученное по каждой позиции. Сохраните обозначения изделий и партий из документов, чтобы замечание можно было связать с конкретным грузовым местом. Для частичной поставки выделите только текущую партию и оставшийся объём.
| Поле | Что фиксировать |
|---|---|
| Позиция | Марку или наименование по ведомости |
| Количество | Ожидаемое и фактически принятое |
| Документы | Полученные файлы и недостающие сведения |
| Замечания | Наблюдаемое состояние и привязку к упаковке |
| Следующее действие | Ответственного и договорённость по уточнению |
Фиксируйте замечания предметно
Если обнаружено несоответствие, запишите, что именно видно, и сделайте фотографии общего вида и детали. Не ограничивайтесь сообщением «панели плохие»: менеджеру нужны обозначение, количество и характер вопроса. Техническую оценку пригодности выполняют специалисты.
Сроки, формы документов и действия при расхождениях определяются согласованными условиями заказа и применимыми требованиями. Уточните порядок заранее; статья не заменяет договорную процедуру и не назначает универсальные сроки претензий.
Завершите приёмку обновлением заказа
Передайте результаты менеджеру и сохраните подтверждающие материалы рядом с документами партии. Оставшиеся позиции должны остаться в реестре ожидания. Получение первой машины не означает, что весь заказ исполнен.
Состав файлов для передачи проверяйте по памятке о документах. Если поставки идут этапами, согласуйте, кто ведёт общий реестр и сообщает о готовности к следующей партии.
